Visitenkarten scannen per Smartphone oder mit zusätzlichem Gerät: Welche Optionen gibt es?
Visitenkarten sind nicht aus der Mode gekommen. Alle Daten händisch zu notieren und anschließend abtippen ist allerdings nicht mehr zeitgemäß. Bleibt die Frage: Wie lassen sich Visitenkarten scannen und alle Daten direkt digital erfassen? Ist eine Visitenkarten-Scanner-App nötig oder sogar ein zusätzliches Gerät? Hier erfahren Sie, welche Optionen es gibt und wo die jeweiligen Vor- und Nachteile liegen.
Im Zeitalter der Digitalisierung: Wieso Visitenkarten scannen?
Manch einer mag sich grundsätzlich fragen, ob er seinen Umgang mit Visitenkarten überhaupt noch überdenken soll, wo es im Zeitalter der Digitalisierung doch einige virtuelle Alternativen gibt.
Die Realität sieht aber anders aus: Die Visitenkarten sind vor allem auf Messen bei B2B-Unternehmen immer noch sehr beliebt, wie beispielsweise die Wirtschaftswoche zu berichten weiß.
Allerdings werden Visitenkarten immer aufwändiger gestaltet, um sich optisch von der Konkurrenz abzugrenzen. Stanzungen, auffällige Logos, QR-Codes mit Linkedin-Verknüpfung: Das mag zwar dem menschlichen Auge schmeicheln, für Visitenkartenscanner mit OCR-Technologie macht es die Sache allerdings nicht einfacher.
Doch das ist nicht die einzige Herausforderung, die es beim Einsatz von Visitenkartenscannern gibt, wie unsere Übersicht zeigt:
Visitenkarten scannen: Welche Optionen gibt es?
Um Visitenkarten zu scannen, gibt es für Sie je nach Budget und technischer Vorliebe folgende Möglichkeiten:
- Visitenkarten scannen per App für iOS oder Android. In den Appstores gibt es dafür eine Vielzahl kostenloser und kostenpflichtiger Apps
- Einen Visitenkarten Scanner nutzen: Ein zusätzliches Gerät hat ganz eigene Vor- und Nachteile. Mehr dazu finden Sie weiter unten im Beitrag.
- Eine Multifunktions-App nutzen, die für den gesamten Prozess der Leaderfassung praktische Funktionen bietet.
Visitenkarten scannen: Welche Apps gibt es?
Im Apple Appstore oder im Google Playstore finden Sie beim Stichwort “Visitenkarten scannen” (oder für “Business Card Scanner”) zahlreiche Apps, die mit und ohne OCR-Technologie funktionieren. Über Vor- und Nachteile dieser Technologie erfahren Sie weiter unten in diesem Beitrag mehr. Ein ähnliches Bild zeigt sich im Google Playstore.
Zu den populärsten Apps mit den meisten Downloads gehören unter anderem der Business Card Reader von Abby, der Business Card Scanner von snapAddy oder die Free Business Card Scanner App von Hubspot. Auch lead1 liefert ihnen Optionen zum Scannen von Visitenkarten und zahlreiche weitere spannende Funktionen für Ihren B2B-Vertrieb.
Was sollte eine gute Visitenkarten-Scanner-App können?
Egal, ob sie mit dem iPhone Visitenkarten scannen wollen oder ein Android-Gerät nutzen: Es gibt gewisse Funktionen, die eine Visitenkarten-Scanner-App beinhalten sollte:
- Die Daten sollte die App sowohl aus neu geschossenen Fotos als auch aus bereits vorhandenen Bildern in ihrer Galerie lesen können.
- Daten in angemessener Geschwindigkeit auswerten und zuordnen, um im Live-Einsatz praktikabel zu sein
- Sie sollte sich auf mehreren Geräten installieren lassen, damit zum Beispiel ihr Messeteam mit einer einheitlichen Grundlage arbeiten kann.
- Auch die Übernahme von Kontaktdaten aus Websites oder E-Mails ist ein praktisches Feature
- einen QR-Code-Scanner, um auch mit modernen Visitenkarten umgehen zu können
Zudem sollte zumindest grundsätzlich eine Schnittstelle vorhanden sein, die den Export ans CRM-System, Excel oder auch via Outlook möglich macht. Da es auf dem Markt zahlreiche unterschiedliche CRM-Systeme gibt, kann hier unter Umständen noch etwas Arbeit von Nöten sein, um die Anbindung der App an ihre hauseigenen Systeme reibungslos zu gewährleisten.
Visitenkarten scannen auf dem iPhone: Wie gut funktionieren kostenlose Apps?
Kostenlose Apps sind in der Regel schon recht gut darin, bei gescannten QR-Codes die dahinterliegenden Daten auszulesen und zuzuordnen. Auch bei Fotos mit guten Lichtverhältnissen funktioniert die Technologie solide und erkennt die relevanten Informationen.
Ein Problem, dass es bei vielen kostenlosen Apps zum Scannen von Visitenkarten allerdings gibt: Sie sind nur in der absoluten Grundausführung kostenlos. In vielen Fällen können Sie die Karten zwar kostenlos scannen, die wirklich Zeit- und Ressourcen sparenden Funktionen sind dann aber nur in der Premiumversion verfügbar. Je nach Bezahlmodell summieren sich hier die Kosten, wenn Sie mehrere Mitarbeiter mit der App auf einer Messe in den Feldeinsatz schicken wollen.
Zu den Bezahlfunktionen zählen beispielsweise die automatische Übertragung der eingescannten Daten ins CRM oder an Excel sowie das Scannen großer Mengen an Visitenkarten, was gerade im Einsatz auf Messen erforderlich sein kann. Sie sollten sich also vor der Anschaffung einer App unbedingt über den Preis für den vollständigen Funktionsumfang informieren.
Einige Apps für iOS und Android sind zudem in der kostenfreien Version mit Werbung versehen. Das ist zwar verständlich, schließlich kostet das Bereitstellen solcher Software Geld, kann im Praxiseinsatz allerdings stören.
Hier und da gibt es zudem grundsätzliche Probleme bei der Texterkennung. Insbesondere bei Apps von US-Anbietern kann es außerdem in Sachen Datenschutz zudem kompliziert werden.
Die 4 größten Herausforderungen beim Einsatz eines Visitenkartenscanners
- Optisch aufwendige Visitenkarten erhöhen die Fehlerrate zusätzlich. Besonders für international arbeitende Unternehmen wenig praktikabel (keine standardisierten Visitenkarten-Designs).
- Für eine kleine bis mittlere Anzahl an Messekontakten häufig unrentabel.
- Auch mit einem Scanner sind noch viele manuelle Tätigkeiten von Nöten (Scan, Überprüfung, Ergänzung fehlender Daten usw.).
- Auch das beste OCR-System ist nicht fehlerfrei: Händische Korrektur notwendig
OCR erklärt: Eine Spannende, aber nicht perfekte Technologie
Wir haben in diesem Beitrag bereits viel über den Begriff gesprochen. Aber was genau bedeutet eigentlich OCR? Die Abkürzung steht für Optical Character Recognition, eine zweifelsfrei spannende Technologie. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz können OCR-Programme Texte auf Scans, Fotos und PDFs erkennen und analysieren.
Diese vielversprechende Möglichkeit, handschriftliche Notizen, aber vor allem Rechnungen, Visitenkarten und andere Dokumente in Papierform automatisch zu digitalisieren stößt in der Industrie verständlicherweise auf offene Ohren.
Schon vor Jahren entschieden sich viele Firmen für einen Visitenkartenscanner, obwohl der Import der gescannten Karten beispielsweise in Outlook überaus umständlich war.
Der Teufel versteckt sich im Detail
Die Technologie wird mit der Zeit zwar immer schneller und genauer, eine 100 Prozent funktionierende Lösung gibt es aber nicht. Durchschnittlich lässt sich die Genauigkeit eher auf rund 98 Prozent beziffern. Treten auf 100 Buchstaben je 2 Fehler auf, bedeutet das allerdings einen nicht zu unterschätzenden händischen Aufwand bei der anschließenden Korrektur der Daten.
OCR funktioniert, stark vereinfacht gesagt, so: Alle Bildpunkte eines Scans werden analysiert. Aus den erkannten Bildpunkten stellt die Software Hypothesen zusammen, um welche Buchstaben und Wörter es sich handeln könnte.
Umso konsistenter ein Dokument in Sachen Schriftart, Schriftgröße, Farbgebung und Zeilenabständen ist, desto besser funktioniert OCR. Fehler in besonders geläufigen Wörtern sind seltener als in Eigennamen. Diese kommen auf Visitenkarten allerdings besonders häufig vor.
Gibt es eine Zeitersparnis durch Visitenkartenscanner? Die Realität ist etwas komplizierter
Noch immer erhoffen sich viele Vertriebsabteilungen von Visitenkartenscannern mit OCR vor allem auf Messen eine erhebliche Zeitersparnis. Dabei wird allerdings unterschätzt, dass solche Scanner nicht nur Arbeitsschritte einsparen, sondern auch neue hinzufügen.
So verringert sich der Aufwand in vielen Fällen nicht signifikant genug, um die Kosten für die Visitenkartenscanner zu rechtfertigen. Eine Ausnahme können hier Messeauftritte darstellen, bei denen mehrere tausend Kundenkontakte zustande kommen.
Ob mit oder ohne Scanner: Sie sollten die passende Lead-Strategie für ihr Unternehmen wählen: Im B2B-Vertrieb ist Qualität häufig wichtiger ist als Quantität. Sie sollten den Messeerfolg also nicht ausschließlich anhand der Anzahl gewonnener Leads bewerten.
Bei einer kleineren Anzahl an Kontakten unterscheidet sich die Zeit für die Scans, die Überprüfung selbiger und das Einpflegen von Korrekturen nicht signifikant von der manuellen Eingabe durch Mitarbeiter, die schnell und fehlerfrei Tippen können.
Vor allem die nötigen Korrekturen dürfen nicht unterschätzt werden: Eine Studie von Integrate fand heraus, dass ganze 40 % der Daten im CRM durchschnittlich fehlerhaft sind.
Visitenkartenscanner stellen B2B-Unternehmen mit internationalen Kunden vor Probleme
B2B-Unternehmen haben häufig Kunden aus mehreren Ländern. Die Geschäftswelt wird immer internationaler und vor allem der asiatische Markt gewinnt immer stärker an Bedeutung.
Umso diverser der Kundenkreis ist, desto unterschiedlicher fallen auch die Visitenkarten aus. Standardisierte Layouts sind selten und wichtige Daten befinden sich nicht an den üblichen Stellen oder sind anders formatiert, als die Technologie sie erwarten.
Auch wenn OCR sich hier in den vergangen Jahren deutlich verbessert hat:
Unterschiedliche Schriftarten und Tintensättigung sorgen weiterhin für Probleme, wie unter anderem Scribenet berichtet.
Zudem werden mit zunehmender Internationalisierung immer umfangreichere Datenbanken benötigt, um Wörter aus unterschiedlichen Sprachen möglichst fehlerfrei zu erkennen. Das kann nicht zuletzt kostenpflichtigen Updates der eigenen OCR-Software notwendig machen.
Leaderfassungs-App nutzen: Die Vorteile einer Multifunktionsapp
Wie kann eine Leaderfassungs-App konkret helfen? Statt Visitenkartenscanner ist eine Leaderfassungs-App heute für viele moderne B2B-Unternehmen die erste Wahl für die Sammlung neuer Leads auf Messen. Das gilt auch für die wieder anlaufenden Messen 2024. Hier können ihre Mitarbeiter alle wichtigen Daten direkt über ein Tablet oder Smartphone aufnehmen und sie ans CRM übermitteln.
Eine gute Leaderfassungs-App lässt sie außerdem die Visitenkarte einfach und schnell abfotografieren. So können sie den Datensatz bei relevanten Leads im Nachgang immer noch vervollständigen.
Eine Leaderfassungs-App kann zusätzliche Visitenkartenscanner obsolet machen
Die Prozesse in ihrem Unternehmen sollten sich nicht nach einer App richten. Die App sollte sich an ihre Prozesse anpassen können, um ihnen die größtmögliche Hilfe zu sein. Mit lead ONE bieten wir eine Leaderfassungs-App mit unterschiedliche Optionen an, die je nach Bedarf getestet, kombiniert oder gewechselt werden können:
- Fotografieren Sie die Visitenkarten auf der Messe (inklusive KI-gestützter Visitenkarten-Erkennung) und vervollständigen Sie den Datensatz direkt auf der Messe oder im Anschluss selbst.
- Datenerfassung durch Lead On: Sie fotografieren die Visitenkarte und wir pflegen alle Daten des Leads direkt in ihrem CRM ein.
- Online-OCR-Funktion: Scannen Sie Visitenkarte, übermitteln Sie das Dokument per Knopfdruck und erhalten Sie sofort das ausgefüllte Kontaktformular zurück.
- Offline-OCR-Funktion: Die OCR-Datenbank liegt direkt auf ihrem Endgerät. Sie benötigen keine Internetverbindung (teuerstes Modell).
Haben sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne und wir finden gemeinsam die Option, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt.
Übrigens: Die schnelle und kostengünstige Erfassung von Messe-Leads ist nicht der einzige Fakt, der für eine entsprechende Applikation spricht. Hier sind 6 Gründe, warum sie 2023 eine Leaderfassungs-App einführen sollten. Mit einer entsprechenden App können sie auch das Recruiting auf Jobmessen vereinfachen Unser kostenloses Whitepaper zeigt ihnen, wie sie eine Leaderfassungs-App in ihrem B2B-Vertrieb einführen können.
Egal wie Sie Visitenkarten scannen: Vereinfachte Leaderfassung ist der Schlüssel zum effizienten Arbeiten
Was also tun? Glücklicherweise gibt es noch einige Optionen zwischen der Leaderfassung mit Zettel und Stift und der Abhängigkeit von Visitenkartenscannern.
Zuallererst sollte die Leaderfassung so weit wie möglich vereinfacht werden. Vertriebsleiter und ihre Mitarbeiter sollten sich immer fragen, welche Daten wirklich essentiell sind und welche auch erst dann erhoben oder eingetragen werden können, wenn sich der Lead tatsächlich als relevant erweist oder eine Angebotsnachverfolgung stattfindet.
So spart man sich bei der digitalen Leaderfassung überflüssige Pflichtfelder und pro gewonnenem Lead wichtige Sekunden oder sogar Minuten. In einem zusätzlichen Blogbeitrag haben wir für sie zusammengefasst, wie sie Leads auf virtuellen Events und Online-Messen optimal erfassen.
Wer eine gute Datenqualität erreichen will, muss die Daten zunächst sauber und unter einheitlichen Bedingungen erheben. Ein fehlerhafter Datensatz wird ihnen auch mit der besten Technologie zusätzlichen Arbeitsaufwand bescheren, egal ob sie gerade telefonische Leadgenerierung als Kampagne oder als Prozess betreiben.
Fazit: Visitenkartenscanner sind kein Allheilmittel, doch es gibt gute Alternativen
Mehrere Probleme bei der Lesbarkeit von Visitenkarten, Kostengründe und zusätzlicher Arbeitsaufwand bei der Korrektur fehlerhafter Daten: Visitenkartenscanner mit OCR haben zwar einige Vorteile, sie stellen aber keine perfekte Lösung dar.
Auch wenn Visitenkartenscanner unter bestimmten Umständen eine Hilfe bei der Leaderfassung sein können, zeigt sich, dass die Funktionalität der OCR-Technologie von vielen Unternehmen überschätzt wird.
Visitenkarten-Scanner-Apps für iPhone oder Android können hier für einige Unternehmen eine gute Option sein. Allerdings liefern auch grundsätzlich kostenlose Varianten in den meisten Fällen erst gegen Aufpreis den gewünschten vollen Funktionsumfang.
Allerdings gibt es Alternativen, mit denen sie Leads bei ihrem nächsten Messeauftritt schnell und einfach erfassen können. Zunächst sollten sie den Prozess so schlank wie möglich halten und ihre Mitarbeiter in der schnellen und fehlerfreien Erfassung der wichtigsten Daten schulen. Darüber hinaus kann eine Leaderfassungs-App ein guter Helfer für sie und ihre Vertriebsmitarbeiter sein.
