Digitale Leaderfassung 2.0 – So nutzen Sie Spracherkennung im B2B-Vertrieb
Papierlose Leaderfassung sichert Ihren Erfolg im B2B-Vertrieb. Davon sind wir schon seit vielen Jahren überzeugt. Mit der KI-gestützten Datenerfassung per Spracherkennung kommt jetzt eine weitere Möglichkeit hinzu, mit der Vertriebsmitarbeiter nochmal zusätzlich wertvolle Zeit sparen können. So arbeiten Sie effizienter und sind der Konkurrenz einen entscheidenden Schritt voraus.
Vertriebsmitarbeiter erfassen im Optimalfall nicht nur Namen und Anschrift potenzieller Kunden. Wer Leads möglichst präzise erfassen will fügt neben dem Bedarf, auch noch diverse Gesprächsnotizen hinzu, um Kundenbedürfnisse möglichst genau zu dokumentieren und die Verkaufschancen so präzise zu erfassen, dass der Angebotsnachfass schnell und kundenspezifisch erfolgen kann – egal, ob vom gleichen Mitarbeiter oder einem Kollegen aus dem Vertrieb oder Marketing. Ziemlich viel Schreibarbeit für Vertriebler, die sich gerne direkt wieder ins nächste Gespräch stürzen würden. Genau hier kommt die Spracherkennung ins Spiel.
Spracherkennungssoftware im B2B-Vertrieb: Für wen ist die Lösung interessant?
Grundsätzlich dürften Vertriebler und Marketingmitarbeiter hellhörig werden, wenn es um neue technische Lösungen geht, die ihnen viel Zeit und Mühe ersparen und dazu noch die Fehlerquote reduzieren können. Es gibt aber einige Anwendungsfälle, die prädestiniert sind, die Datenerfassung per Spracherkennung zu testen:
1. Vertriebsmitarbeiter auf Messen:
Auf Messen und ähnlichen Events müssen Vertriebler innerhalb kürzester Zeit mit vielen verschiedenen potenziellen Kunden sprechen. Dabei erfassen Sie eine Vielzahl verschiedener Daten über die Gesprächspartner, um ihnen möglichst gute und schnelle Angebote unterbreiten zu können. Wer hier noch auf Zettel und Stift setzt, muss im Anschluss an einen langen Messetag noch sämtliche Daten digitalisieren und entweder an das Marketingteam übermitteln oder direkt ins CRM eintragen. Diese Aufgabe kostet Zeit, die sich Ihre Mitbewerber höchstwahrscheinlich nicht nehmen und es ist nicht unwahrscheinlich, dass bei der Datenübertragung Fehler entstehen.
Wer die Leaderfassung per App bereits implementiert hat, ist deutlich schneller – doch angesichts der rasch voranschreitenden Transformation der Industrie sollten potenzielle Optimierungsmöglichkeiten nicht außer Acht gelassen werden.
2. Mitarbeiter im Außendienst und bei Kundenbesuchen
Vertriebsmitarbeiter sind viel unterwegs. Das bedeutet, dass sie zwischen ihren Terminen oft Fahrt- oder Wartezeiten haben. In vielen Situationen können Sie diese aber nicht am Laptop mit der Dateneingabe, geschweige denn an einem stationären Rechner verbringen. Wer hier die wichtigsten Daten ganz einfach in sein Smartphone oder Tablet diktieren kann, während die Software den Rest übernimmt, nutzt seine Zeit deutlich besser aus, als ein Großteil der Konkurrenz.
3. Bei Seminaren oder Webinaren
Bereits während der Veranstaltung erhalten Sie jede Menge wichtiges Feedback und im Nachgang häufig noch deutlich mehr – und zwar von den unterschiedlichsten Teilnehmern. Jetzt gilt es, die neu gewonnen Erkenntnisse, Leads und sonstigen Daten möglichst schnell und vollständig zu dokumentieren, damit nichts verloren geht.
Datenerfassung per Spracherkennung im Vertrieb: Wie funktioniert das Ganze?
Kurz gesagt: Mit einer App auf Ihrem Smartphone oder Tablet, egal ob es sich dabei um ein Android oder iOS-Gerät handelt. Etwas ausführlicher formuliert, funktioniert es so:
Ist der Vertriebsmitarbeit mit dem Kundengespräch fertig, oder hat beispielsweise Leerlauf zwischen zwei Terminen, startet er ganz einfach die Aufnahme in der App. Nun diktiert er dem Gerät alle Informationen, die aus seiner Sicht relevant sind. Die automatische Transkription und die darauf folgende Berichterstellung funktionieren ki-gestützt. So werden fachspezifische Begrifflichkeiten und Kontexte berücksichtigt und die Daten vorsortiert und strukturiert.
Die App fügt die eingesprochenen Informationen automatisch in die passenden Felder des entsprechenden Berichts (z.B. Besuchs- oder Messebericht) hinzu, sodass Sie sich einfach ins CRM übermitteln lassen. Selbstverständlich kann der Mitarbeiter den generierten Bericht vorab nochmal überprüfen und falls nötig Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen.
Selbst wenn der Technik mal ein Fehler unterläuft, ist der Vertriebler so dennoch schneller, als wenn er den kompletten Bericht von Grund auf per Hand erstellen müsste. Ist alles geprüft und fertig, kann der Bericht ans CRM übermittelt werden und steht dem Team direkt zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.
Alle Vorteile auf einen Blick
Höhere Effizienz:
Mit Spracherkennungssoftware sparen Sie sich mehrere Arbeitsschritte: In vielen Unternehmen werden Gesprächsnotizen immer noch per Hand erfasst, und müssen dann mühsam abgetippt und an das “Inhouse-Team” übermittelt werden. Das kostet Zeit und Nerven.
Die hier mögliche Effizienzsteigerung ist aber nicht nur von Vorteil für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Sie befreien die Mitarbeiter damit auch von einem nicht unerheblichen Stressfaktor und sorgen dafür, dass ihr Team sich auf das konzentrieren kann, worin es am besten ist.
Weniger „tote“ Zeit:
Einfach das Smartphone herausholen und diktieren: Das funktioniert in der sonst “toten” Zeit zwischen Terminen oder auf dem Weg zwischen zwei Kunden wesentlich einfacher, als Daten ins Handy oder den Laptop zu tippen, E-Mails zu schreiben oder sogar direkt mit dem (mobilen) CRM arbeiten zu müssen.
Weniger Fehler dank KI:
Bei der manuellen Dateneingabe können immer Fehler passieren, erst recht, wenn es um die Übertragung handschriftlicher Notizen geht. Eine ki-gestützte App mit Spracherkennung hilft dabei, typische Fehler automatisch zu korrigieren. Natürlich unterlaufen auch der besten Spracherkennungssoftware unter Umständen einmal Fehler. Die Berichte lassen sich aber einfach prüfen und anpassen.
Verkaufschancen besser einschätzen
Neben den Pflichtinformationen zu einem Kunden können über die Software zusätzliche Informationen eingesprochen werden, welche die Lead-Signals und Verkaufschancen dokumentieren. Die Software hilft dabei, diese Daten zu strukturieren und zu bewerten, womit sie die Datengrundlage in ihrem Vertrieb und Marketing dauerhaft erweitern und verbessern. So gelingt es ihnen leichter, fundierte und datengetriebene Entscheidungen zu treffen und Verkaufschancen besser zu nutzen.
„State of the Art“:
Was wir auf Messen immer wieder feststellen: Kunden lieben Technik. Ein technisch versierter Vertriebsmitarbeiter, der gemeinsam mit dem Kunden im Gespräch alle wichtigen Daten in einer App erfasst, macht einen professionellen Eindruck. Wer nun auch noch mit dem Trendthema schlechthin „Künstlicher Intelligenz“ samt Spracherkennung punkten kann, zeigt, dass er am Puls der Zeit ist und sich Veränderungen auf dem Markt nicht verschließt.
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