Individuelle Besuchsberichte für Ihren Außendienst

Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Dokumentation Ihrer Kundenbesuche und nutzen Sie die Vorteile der digitalen Erfassung von Besuchsberichten. Mit der mobilen App lead ONE können Sie Kundengespräche schnell und unkompliziert direkt auf Ihrem Tablet oder Smartphone protokollieren – auch offline.

Durch die Nutzung der App reduzieren Sie die Nachbearbeitungszeit von Terminen bei Kunden und Interessenten. So erleichtern Sie nicht nur Ihren Außendienstmitarbeitern den Alltag, sondern ermöglichen auch eine schnellere Rückmeldung gegenüber Ihrer Kunden. Die digitalen Besuchsprotokolle stehen sofort für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Diese lückenlose und zeitnahe Dokumentation der Kundengespräche optimiert die Zusammenarbeit von Außen- und Innendienst und führt zu mehr Transparenz im Unternehmen. So stellen Sie sicher, dass keine Informationen verloren gehen und Ihre Kunden schneller und professioneller bedient werden. Ein klarer Wettbewerbsvorteil für Sie!

Die wichtigsten Funktionen der App auf einen Blick

  • Individuelle Fragebögen in Ihrem Corporate Design
  • Scanner zur automatischen Erfassung von Visitenkarten
  • Speech-To-Text Diktierfunktion
  • Handschriftliche Notizen und Zeichnungen digital erstellen
  • Präsentation Ihrer Produkte innerhalb der App
  • Offlinefähig und mehrsprachig
  • Verfügbar auf Smartphone und Tablet
  • Automatisierte Follow-Up Prozesse
  • Live-Reporting inkl. Export erfasster Berichte
  • Anbindung an Ihr CRM-System
  • Offene Schnittstelle für die Integration in beliebige Drittsysteme
  • DSGVO konforme Erfassung Ihrer Kundendaten

Effiziente Erfassung von Gesprächsprotokollen

Viele Vertriebsmitarbeiter betrachten das Erstellen von Besuchsberichten als notwendiges Übel.
Auch wenn digitale Arbeitsmittel Ihren Mitarbeitern die Dokumentation von Kundengesprächen nicht abnehmen, kann dieser Arbeitsschritt durch die Nutzung der Leaderfassungs App lead ONE so angenehm und effizient wie möglich gestaltet werden.

Nachteile klassischer Dokumentation

  • Hoher Zeitaufwand für Nacharbeit von Kundengesprächen
  • Medienbrüche in der Dokumentation durch Verwendung von Papier bzw. unterschiedlicher Tools
  • Wissenslücken durch zeitversetzte Erstellung der Protokolle
  • “Zettelwirtschaft” sorgt für Ablenkung während der Gespräche

Vorteile digitale Erfassung

  • Direkte Dokumentation der Geprächsinhalte spart wertvolle Zeit
  • Professionell geführte Kundengespräche mit Option zur Side-by-Side-Befragung
  • Effiziente Dokumentation und nahtlose Weiterverarbeitung innerhalb einer App
  • Lückenlose Protokollierung sichert höchste Datenqualität und Informationstiefe
  • Wichtiger Baustein dabei, den B2B-Vertrieb zu digitalisieren

Vorteile digitaler Besuchsberichte für die Vertriebsleitung

  • Optimale Vertriebssteuerung durch Reporting der Besuchsberichte in Echtzeit
  • Lückenlose Dokumentation schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  • Mehr Einblicke in Kundenwünsche durch bessere Datenqualität
  • Schnelle Reaktion zum Kunden durch direkte Übermittlung der Gesprächsprotokolle
  • Erhöhte Kundenbindung durch optimale Koordination von Innen- und Außendienst
  • Standardisierte und automatisierte Follow-Up Prozesse durch Digitalisierung
  • Optimierung der Gesprächsführung durch individuelle Gesprächsstrukturen
  • Mitarbeiter haben durch Reduktion administrativer Tätigkeiten mehr Zeit am Kunden
  • Intuitive Oberfläche im Corporate Design sichert Akzeptanz der App bei Mitarbeitern

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Sie suchen eine Lösung zur einfachen Erfassung von Besuchsberichten?

Nutzen Sie die Vorteile von lead ONE zur digitalen Erfassung Ihrer Kundenbesuche im Vertrieb. Profitieren Sie von einer schnellen und lückenlosen Dokumentation der Kundengespräche Ihres Außendienstmitarbeiters.

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Was gehört in einen Besuchsbericht?

Wenig überraschend, aber der Vollständigkeit halber sei gesagt, dass sie in einem Besuchsbericht natürlich nicht die wichtigsten Eckdaten vergessen dürfen: Datum und Zeitraum des Besuchs, Name der Kontaktperson und des Unternehmens, sowie den Gesprächsanlass und Bedarf des Kunden.

Vergessen Sie nicht, wichtige Meta-Informationen zu notieren, die für Kollegen im Innendienst wichtig sein könnten: Wie war die Gesprächsatmosphäre, worauf reagiert der Kunde besonders gut oder schlecht? Sie sollten den Kunden zudem möglichst präzise klassifizieren: Ist er ein Neu- oder Bestandskunde, welche Position nimmt er in seinem Unternehmen ein und welche Fristen oder Hürden gibt es auf seiner Seite? Last but not least: Sprechen Sie mit dem Kunden konkrete nächste Schritt ab und dokumentieren diese. Übernimmt ein anderer Mitarbeiter in der Nachbereitung, kann er direkt dort anknüpfen. Wichtig: Der Besuchsbericht muss vollständig ausgefüllt werden.

Wie schreibe ich einen Besuchsbericht?

Mit einer Besuchsbericht-App können sie den Bericht sogar gemeinsam mit dem Kunden ausfüllen. Das sorgt für Transparenz, gute Ergebnisse und macht einen modernen Eindruck. Zudem gewährleistet eine solche App für den Außendienst einheitliche Daten und bessere Datenqualität.

 

Die App gestaltet die Arbeit von Außen- und Innendienst effizienter, da Vertriebler den Besuchsbericht direkt digital erfassen und mit Pflichtfeldern arbeiten können. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen Sales und Marketing, beseitigt Unklarheiten und erspart lästige Feedback-Schleifen, um Informationen über den Kunden auszutauschen.

Detaillierte Infos dazu gibt es hier: So klappt das Vertriebsgespräch mit einer Leaderfassungs-App.

Warum ist ein Besuchsbericht im Außendienst sinnvoll?

Ein Besuchsbericht ist im Außendienst und auf Messen nicht nur sinnvoll, er ist sogar essentiell. Mit standardisierten Messe- und Besuchsberichten, die mehr sind als lose Gesprächsnotizen, stellen sie das erworbene Wissen allen Mitarbeitern zur Verfügung und vermeiden Wissen-Silos sowie Informationsverluste durch unzureichende Kommunikation.

Alle ihre Mitarbeiter sollten deshalb auf einheitliche Vorlagen zugreifen (beispielsweise über eine Leaderfassungs-App). Zudem ermöglicht es ein Besuchsbericht, Kundenhistorien zu erstellen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und effektive Kundenbetreuung zu gewährleisten.

Kann ich für den Besuchsbericht im Außendienst nicht einfach ein Mobile-CRM verwenden?

Ein Mobile CRM bietet viele Vorteile, ist allerdings keine Komplettlösung. Die Programme sind oft statisch und wenig intuitiv. Zudem sind Offline-Lösungen und individuelle Anpassungen auf den eigenen Vertrieb oft sehr kostenintensiv. Eine Leaderfassungs-App schafft hier Abhilfe mit intuitiver und einfacher Bedienung, einfacher Anbindung und Offline-Modus. Es kann sich auch gut mit einem Mobile CRM ergänzen. Hier lesen : Warum sich eine zusätzliche App in der Mobile Leaderfassung lohnt.